Am Ende dieses Moduls werden Sie in der Lage sein

01 zu verstehen, was ein Notfallhandbuch ist

02 den Aufbau eines Notfallhandbuchs zu kennen

03 Ihr eigenes Notfallhandbuch zu erstellen

04 Ihr Notfallhandbuch zu nutzen

Ein Betriebskontinuitätsplan beschreibt Verfahren und Anweisungen, die ein Unternehmen im Falle ungeplanter Ereignisse oder Krisen befolgen muss, sei es bei Bränden, Überschwemmungen oder Cyberangriffen, die plötzliche oder vorübergehende Nachfolgeprobleme verursachen.

30-45%

der Unternehmen öffnen nicht wieder, nachdem sie von einer Krise betroffen waren.

Mit der Erstellung eines Notfallhandbuchs hat Ihr Unternehmen die besten Chancen, ein solches Ereignis zu überstehen und Sie sind in der Lage, schnell und effektiv zu handeln. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer wissen schon lange, wie wichtig es sein kann, Vorsorge für den Fall des Falles zu treffen. Dennoch ist die Bereitschaft, sich intensiv mit diesem Thema zu beschäftigen, oft nur gering. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Der Ausgangspunkt für alle Überlegungen sind unangenehme Gedankenspiele, die einen selbst betreffen.

• Was würde passieren, wenn der Chef plötzlich durch Krankheit oder einen Unfall für längere Zeit ausfiele?

• Was würde passieren, wenn der Firmenchef plötzlich stirbt?

• Könnte das Unternehmen auch ohne Chef weitergeführt werden und die Arbeitsplätze erhalten bleiben?

• Hätte meine Familie eine ausreichende finanzielle Sicherheit?

Viel zu oft werden diese Gedanken verdrängt. Wer rechnet schon gerne mit dem Schlimmsten?

Genau aus diesem Grund haben die Unternehmen keine angemessene Notfallplanung.

Und das Unglück kommt - natürlich - unvorbereitet und aus heiterem Himmel. Unfälle oder Krankheiten können jeden treffen, sind aber meist unvorhersehbar. Wer kann und soll sich bei einem solchen Schicksalsschlag um das Unternehmen kümmern? Wer übernimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben? Ohne entsprechende Vorbereitung besteht die Gefahr, dass alle Räder zum Stillstand kommen. Dabei kann mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten der Erfolg des Unternehmens gesichert werden.

Um das Unternehmen vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte es einen Notfallplan geben.

Das Notfallhandbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein und die wichtigsten Regeln in die Praxis umsetzen.

• Alle Maßnahmen und Informationen in einem Notfallplan müssen schriftlich festgehalten werden.

• Das Notfallhandbuch kann als "roter Faden" verwendet werden.

• Sie können die einzelnen Seiten direkt ausfüllen und abspeichern. Wir empfehlen, die Seiten auszudrucken und mit allen notwendigen Dokumenten abzuheften. Sie können auch auf den ausgefüllten Seiten des Notfallhandbuchs vermerken, wo sich die zusätzlichen Dokumente befinden.

• Es ist sinnvoll, die Dokumente laufend zu aktualisieren und mindestens einmal im Jahr zu überprüfen.

• Nehmen Sie sich die notwendige Zeit für die Erstellung und Pflege des Notfallhandbuchs.

• Besprechen Sie die einzelnen Positionen mit den verantwortlichen Mitarbeitern und der Familie.

• Es ist wichtig, dass die Menschen, denen Sie vertrauen, wissen, wo Ihr Notfallkoffer ist. Da hier sensible Daten gebündelt sind, empfiehlt sich ein sicherer Ort wie ein Schließfach oder die Übergabe der Mappe an Ihren Anwalt oder Notar.

Prüfen Sie anhand der folgenden Checkliste, wie Sie mit Unternehmensrisiken umgehen:

Konkrete Sofortmaßnahmen und Tipps sind in drei Themenblöcke unterteilt:

1.) Krisenprävention - Wie kann ich mich auf einen Notfall vorbereiten? Der erste Abschnitt gibt einen gezielten Überblick darüber, was Sie tun können, um einem zu helfen, auf einen Notfall vorbereitet zu sein und das Risiko für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.

2.) Krisenmanagement - was ist dringend zu tun? Im zweiten Abschnitt wird erläutert, was zu tun ist, wenn ein Notfall bereits eingetreten ist und welche Schritte zur Schadensbegrenzung erforderlich sind.

3.) Bewältigung der Krise - wie geht es weiter? Der Notfall hat das Unternehmen sicherlich erschüttert. Was haben Sie gelernt und was können Sie für die Zukunft des Unternehmens nutzen?

Krisen und Notfälle lassen sich in der Regel kaum bewältigen. Viele Menschen empfinden die Situation als schmerzhaft, insbesondere im Zusammenhang mit dem aktuellen Notfall. Sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, ohne sich in einer akuten Notsituation zu befinden, hilft, die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren. Als verantwortungsvoller Unternehmer müssen Sie die Frage beantworten, wie sehr Ihr Tagesgeschäft von Ihnen abhängt und wie lange das Unternehmen ohne Sie bestehen kann. Und was im Tagesgeschäft möglich ist, gilt das auch für strategische Entscheidungen oder die Innovationskraft des Unternehmens?

Die jahrzehntelange Führung des Unternehmens hat zu einer Symbiose zwischen dem Chef und dem Unternehmen geführt. Niemand weiß so gut wie der Chef, wie die Dinge laufen. Ein solches Unternehmen ist extrem schlecht auf unvorhergesehene Ereignisse, wie eine Krankheit, aber auch eigentlich planbare Ereignisse, wie eine Unternehmensnachfolge, vorbereitet. Mit einem Notfallplan stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen weiterlaufen kann, wenn die Geschäftsleitung oder wichtige Gesellschafter für mehrere Wochen oder dauerhaft ausfallen. Zur Notfallplanung gehören ein systematisches Risikomanagement und ein detailliertes Notfallhandbuch, in dem Sie wichtige Dokumente und Informationen über das Unternehmen an zentraler Stelle finden und jährlich aktualisieren können. Eine gute Gelegenheit, das Notfallhandbuch auf mögliche Fehler und Krisenherde zu testen, ist ein längerer Urlaub des Chefs.

Für den Fall, dass Sie für einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft handlungsunfähig sind, sollten geeignete Vertrauenspersonen benannt werden, die das Geschäft weiterführen. Sie können entscheiden, wer die Geschäftsführung übernimmt, bis Sie wieder "an Bord" sind oder ein Nachfolger eingearbeitet ist. Diese Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet werden. Dies kann durch die Erteilung einer beschränkten Vollmacht oder einer Generalvollmacht geschehen. Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist es notwendig, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Rechte der Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung ausübt. Damit die Person handeln kann, muss sie über die erforderliche Vollmacht verfügen. Da für die Erteilung einer Vollmacht eine Reihe von gesetzlichen Bestimmungen gelten, sollten Sie sich auch von einem Rechtsanwalt beraten lassen. Liegt eine Vollmacht (derzeit) nicht vor oder wird eine Vollmacht erteilt, muss eine Generalvollmacht oder eine Geschäftsvollmacht im Notfallhandbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden.

Das zahlt sich natürlich auch für die private Ebene aus, denn solange ein Erbe (auch der Ehegatte) keinen Erbschein oder kein Testament vorlegen kann, ist er auch nicht handlungsfähig. Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung können sich die Erben nicht selbst zu Geschäftsführern bestellen.

Bereitstellung im privaten Sektor:

Auch im privaten Bereich müssen Vorkehrungen getroffen werden. Die Handlungsfähigkeit der Familie ist gewährleistet. Dies gilt nicht nur bei einem Todesfall, sondern auch bei schweren Krankheiten oder Unfällen, die zu einer dauerhaften Arbeitsunfähigkeit führen. Patientenverfügungen und Vorsorgevollmachten sind hier eine sinnvolle Hilfe. Achten Sie darauf, dass diese Verfügungen und Vollmachten nicht nur in einem Testament stehen. Wenn die Angaben nur dort gemacht werden, werden sie erst bei der Testamentseröffnung bekannt. Das kann in vielen Fällen zu spät sein. Es ist zu empfehlen, sich von einem Rechtsanwalt oder Notar beraten zu lassen.

• Sie können bestimmen, wer die Geschäftsführung übernimmt, bis Sie wieder "an Bord" sind oder ein Nachfolger eingearbeitet ist.

• Da bei der Erteilung von Vollmachten eine Reihe von gesetzlichen Bestimmungen gelten, sollten Sie sich auch von einem Rechtsanwalt beraten lassen.

• Ist eine Vollmacht (noch) nicht vorhanden oder wird eine Vollmacht erteilt, muss eine Generalvollmacht oder eine Geschäftsvollmacht im Notfallhandbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden.

• Auch im privaten Bereich müssen Vorkehrungen getroffen werden. Die Handlungsfähigkeit der Familie ist gewährleistet.

Die Korona-Krise hat zu wirtschaftlichen Veränderungen in der ganzen Welt geführt. Für viele Unternehmen bedeutet dies einen Rückgang des Verbrauchs, Lieferprobleme und Kurzarbeit. Sicherlich gibt es einige Gewinner in der Krise, aber es sind vor allem die Unternehmen, die aufgrund der Corona-Jahre schwere Zeiten auf sich zukommen sehen. Zu den Verlierern gehören neben dem Tourismus, der Gastronomie und den Kultureinrichtungen auch exportabhängige Branchen sowie Automobilzulieferer und der Einzelhandel. Typische mittelständische Familienunternehmen stehen oft vor existenziellen Entscheidungen und müssen so ihr gesamtes Geschäftsmodell ändern.

Kann diese große Krise auch eine Chance sein?

Da sich die Rahmenbedingungen für viele verändert haben, ist es nun auch notwendig, Geschäftsmodelle, Visionen und Strategien zu überdenken. Auch den Blickwinkel zu ändern.

Eine Pandemie wird nur selten zu den "normalen" Geschäftsrisiken gezählt. Selbst eher gewöhnliche Krisensituationen werden im Tagesgeschäft oft verdrängt. Die aktuelle Situation kann aber auch wachrütteln, unternehmerische Aufgaben können endlich angegangen werden, die im Tagesgeschäft sonst leicht vernachlässigt und verdrängt werden.

In Anbetracht dieser Situation gewinnt das Thema Notfallplanung an Brisanz. Sie müssen umgesetzt werden, wenn in einem Unternehmen nicht alles nach Plan läuft. Leider hat sich in der Vergangenheit oft schmerzlich gezeigt, dass die Geschäftsleitung zu spät an einen möglichen Unfall oder - aktuell - an eine schwere Koronakrankheit denkt. Sehr prekär wird es, wenn der Unternehmer stirbt. Ganze Produktionslinien können zum Stillstand kommen, sich verzögern, oder wichtige Zahlungen können verhindert werden, weil niemand mehr entscheidet. Und woher kommt der Rettungsring, bevor das Unternehmen im Sturm untergeht?

Aus menschlicher Sicht ist es verständlich, dass man nicht an diese Notsituationen denken will. Aus unternehmerischer Sicht ist dies unverantwortlich, insbesondere wenn das Unternehmen mit viel Herzblut und vor allem mit Blick auf die Belegschaft aufgebaut wurde.

Dieser kompakte und praxisorientierte Überblick soll die unverzichtbare Vorbereitung auf einen betrieblichen Notfall erleichtern. Die aktuelle Pandemiesituation ist dabei nur der Anlass, denn ein Notfall kann jeden in jeder Situation treffen. Insofern haben die Empfehlungen Allgemeingültigkeit.

• Die Korona-Krise hat zu wirtschaftlichen Veränderungen in der ganzen Welt geführt. Für viele Unternehmen bedeutet dies einen Rückgang des Verbrauchs, Lieferprobleme und Kurzarbeit.

• Eine Pandemie wurde bisher selten zu den "normalen" Unternehmensrisiken gezählt.

• Die aktuelle Pandemiesituation ist nur einer von vielen möglichen Gründen für Notfälle, denn Notfälle können jeden in jeder Situation treffen.

Am 13. Dezember 1920 wurde die Firma Haribo durch den Firmengründer Johann "Hans" Riegel in das Bonner Handelsregister eingetragen. Der Firmenname ist ein Akronym und setzt sich aus den ersten beiden Buchstaben seines Vor- und Nachnamens und den ersten beiden Buchstaben des Ortes (HAns RIegel BOnn) zusammen. Nach Firmenangaben bestand das Startkapital aus einem Sack Zucker, einem Kupferkessel, einer Marmorplatte, einem Schemel, einem gemauerten Herd und einer Walze. Zwei Jahre nach der Firmengründung erfand Hans Riegel den Vorläufer des Goldbären, damals „Tanzbär" genannt. Dieser war jedoch nicht nur größer als die heutigen Gummibärchen, sondern auch weicher, da für seine Herstellung Gummiarabikum statt der heute üblichen Gelatine verwendet wurde.

Nach dem frühen Tod von Johann Riegel im März 1945 wurde das Unternehmen zunächst von seiner Frau weitergeführt. Nachdem seine Söhne Hans und Paul 1946 aus der Kriegsgefangenschaft zurückkehrten, übernahmen sie die Geschäftsführung. Hans Riegel junior vertrat das Unternehmen nach außen, während Paul Riegel für die Forschung und Produktentwicklung zuständig war und sich kaum in der Öffentlichkeit zeigte.

Im Oktober 2003 gab Hans Riegel junior bekannt, dass einer seiner Neffen, Hans-Jürgen Riegel (* 1956), sein Nachfolger werden sollte. Er leitete die Geschäfte in Frankreich bis 2005, als er sich mit seinem Onkel überwarf und das Unternehmen verließ. Miteigentümer Paul Riegel verstarb unerwartet in der Nacht zum 3. August 2009.

Nach dem Bruch des guten Verhältnisses zu seinem Neffen beschloss Hans Riegel, die Frage der Nachfolge offen zu lassen. Dies führte zu einem Konflikt der Haribo-Familienlinien, da seine Söhne eine im Sommer 2008 von Paul Riegel initiierte Klage bei der Industrie- und Handelskammer zur Klärung der rechtlich komplexen Fragen weiterführten. Nach zwischenzeitlichem Ruhen des Verfahrens wurde schließlich 2010 eine einvernehmliche Gesamtlösung erarbeitet und vorgelegt.

In der Folge wurde die Haribo-Holding GmbH & Co. KG neu gegründet. Die Paul Riegel Familienholding und die zu diesem Zweck neu gegründete Hans Riegel Holding halten jeweils die Hälfte der Anteile.

Hans-Guido (* ~1966), Paul Riegels Sohn aus erster Ehe, wurde wie sein Vater Geschäftsführer für Produktion und Technik an der Seite seines Onkels Hans, der sich weiterhin um Marketing und Vertrieb kümmerte. Hans-Arndt (* ~1968), Sohn aus zweiter Ehe, übernahm den Vorsitz eines neuen vierköpfigen Aufsichtsrates. Andreas Nickenig (* ~1968), ein langjähriger Mitarbeiter, der als "Ziehsohn" von Hans Riegel galt und sich gleichzeitig gut mit den gleichaltrigen Söhnen von Paul verstand, erhielt ebenfalls eine starke Rolle in der Leitung des Auslandsgeschäfts.

Aufgrund von Nachfolgeproblemen in der Vergangenheit wurde dann 1987 die Hans-Riegel-Stiftung unter der Leitung von Reinhard Schneider, Prokurist und langjähriger Mitarbeiter von Hans Riegel, gegründet. So konnte nach dem plötzlichen Tod von Hans Riegel am 15. Oktober 2013 der Fortbestand des Unternehmens gesichert und der Erfolg des Unternehmens gewährleistet werden.

Erstellen Sie ihr eigenes Handbuch. Nehmen Sie sich die Zeit!

Das Notfallhandbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein und die wichtigsten Regeln in die Praxis umsetzen.

Sie können die Vorlage hier herunterladen.

Zur Erinnerung (Sie kennen sich jetzt mit folgenden Themen aus):

01 Verstehen, was ein Notfallhandbuch ist

02 Die Struktur eines Notfallhandbuchs

03 Erstellen Sie Ihr eigenes Notfallhandbuch

04 Ein Notfallhandbuch verwenden

Weiter so!