Alla fine del modulo, sarai in grado di:

01 Capire cos'è un Manuale d'emergenza

02 Conoscere la struttura di un Manuale di emergenza

03 Creare il proprio Manuale d'emergenza

04 Usare un Manuale d'emergenza

Un piano di continuità aziendale descrive le procedure e le istruzioni che un'azienda deve seguire in caso di eventi o disastri non pianificati, siano essi incendi, inondazioni o cyberattacchi che causano problemi di successione improvvisi o temporanei.

30-45%

delle imprese non riapre dopo essere state colpite da un evento avverso.

Creare un manuale di emergenza darà alla tua azienda le migliori possibilità di sopravvivere a un evento critico e sarete pronti ad agire rapidamente ed efficacemente. Molti imprenditori sanno quanto possa essere importante prendere precauzioni contro il fallimento. Tuttavia, la volontà di occuparsi intensamente di questo argomento è spesso ridotta. La ragione di ciò è ovvia:

Il punto di partenza per tutte le considerazioni sono spiacevoli pensieri che riguardano se stessi e la propria famiglia.

• Cosa accadrebbe se il capo fosse improvvisamente assente per un lungo periodo a causa di una malattia o di un incidente? 

• Cosa accadrebbe se il capo dell'azienda morisse improvvisamente?

• L'azienda potrebbe andare avanti senza un capo e mantenere i posti di lavoro?

• La mia famiglia avrebbe sufficiente sicurezza finanziaria?

• Troppo spesso questi pensieri vengono messi da parte. A chi piace aspettarsi il peggio?

È proprio per questo motivo che le aziende non hanno un adeguato piano di emergenza.

 Ma la sfortuna capita all'improvviso e può coglierci impreparati. Incidenti o malattie possono toccare chiunque, ma di solito sono imprevedibili. Chi può e deve occuparsi dell'azienda in queste circostanze? Chi assumerà temporaneamente o permanentemente i compiti più importanti? C'è il rischio che tutte le ruote si fermino senza un'adeguata preparazione. L'azienda può essere assicurata per avere successo con la giusta strategia e alcuni passi pratici: per proteggere l'azienda da danni inutili, ci dovrebbe essere un piano di emergenza.

Il manuale di emergenza dovrebbe essere una guida, un orientamento e uno strumento allo stesso tempo, e dovrebbe istruire sulle regole più importanti.

• Tutte le misure e le informazioni di un piano di emergenza devono essere registrate per iscritto.

• Il manuale di emergenza può essere usato come "filo conduttore".

• Potete compilare e salvare direttamente le singole pagine. Si consiglia di stampare le pagine e di archiviarle con tutti i documenti necessari. Potete anche annotare sulle pagine completate del manuale d'emergenza dove si trovano i documenti supplementari.

• Ha senso aggiornare costantemente i documenti e controllarli almeno una volta all'anno.

• Prendetevi il tempo necessario per creare e mantenere il manuale d'emergenza.

• Discutete le singole posizioni con i dipendenti responsabili e la famiglia.

• È importante che le persone di cui vi fidate sappiano dove si trova il vostro kit di emergenza. Dato che qui sono raggruppati dati sensibili, si raccomanda un posto sicuro come un armadietto o la consegna del fascicolo al vostro avvocato o notaio.

Usa la seguente checklist per valutare come affronti i rischi d'impresa:

Le misure immediate e i consigli concreti sono divisi in tre blocchi tematici:

1. Prevenzione delle crisi - Come posso prepararmi per un'emergenza? La prima sezione offre una panoramica mirata di ciò che si può fare per  essere preparati per un'emergenza e mantenere il rischio per l'azienda il più basso possibile.

2. Gestione della crisi - cosa deve essere fatto in caso di urgenza? La seconda sezione spiega cosa si deve fare in caso di emergenza e quali sono i passi necessari per limitare i danni.

3. Superare la crisi - cosa c'è dopo? L'emergenza ha certamente scosso l'azienda. Cosa avete imparato e cosa potete usare per il futuro dell'azienda?

Di norma, le crisi e le emergenze sono difficilmente gestibili. Molte persone trovano la situazione dolorosa, specialmente nel contesto dell'emergenza pandemica attuale.

Affrontare l'argomento senza trovarsi in una situazione di emergenza acuta aiuta a minimizzare i rischi per l’impresa.

Come imprenditore responsabile, devi capire quanto l'attività quotidiana dipenda da te e quanto a lungo l’impresa possa esistere senza di te. Interrogati anche sulle decisioni strategiche e la forza innovativa dell'azienda.

Decenni di gestione d'impresa possono portare ad una simbiosi tra il proprietario e l'impresa. Nessuno può sapere come si sviluppano le dinamiche aziendali come il proprietario. Per un'azienda del genere è estremamente difficile reagire agli imprevisti (come una malattia), ma anche agli aspetti pianificabili (come una successione aziendale).

Con un piano di emergenza, ti assicuri che la tua azienda possa continuare a funzionare se il management o i principali azionisti sono assenti dall'azienda temporaneamente o in modo permanente. La pianificazione d'emergenza include una gestione sistematica del rischio e un manuale d'emergenza dettagliato in cui si possono trovare documenti e informazioni importanti sull'azienda, conservato in un luogo specifico, da aggiornare annualmente.

Una buona occasione per testare il manuale di emergenza per possibili errori e fonti di crisi è, per esempio, una lunga vacanza del proprietario.

Nel caso di un'emergenza che impedisce alle figure responsabili di continuare le attività regolarmente per un periodo di tempo limitato o in modo permanente, si dovrebbero nominare persone di fiducia adatte a continuare l'attività lavorativa.

Potete decidere chi assumerà la gestione fino a quando sarete di nuovo operativi o fino a quando un successore sarà pronto. A questi consiglieri di fiducia si conferiscono i poteri necessari concedendo una procura limitata o una procura generale. Nel caso di una società a responsabilità limitata, è necessario nominare una persona di fiducia che eserciti i diritti degli azionisti nell'assemblea generale. Affinché la persona possa agire, deve avere la delega necessaria. Siccome per il conferimento di una procura si applicano diverse disposizioni legali, si dovrebbe anche chiedere consiglio a un avvocato. Se una procura non è (attualmente) disponibile, è necessario specificare una procura generale o una procura commerciale nel manuale di emergenza o in un altro luogo sicuro.

Naturalmente, questo vale anche a livello privato, perché finché un erede (compreso il coniuge) non può presentare un certificato di eredità o un testamento, non è autorizzato ad agire. Nel caso di una società a responsabilità limitata, gli eredi non possono nominarsi amministratori.

Disposizione nel settore privato:

Le precauzioni devono essere prese anche nel settore privato. La capacità di agire della famiglia deve essere assicurata. Questo vale non solo in caso di morte, ma anche in caso di gravi malattie o incidenti che portano a un'inabilità permanente al lavoro. Le direttive anticipate e i poteri di procura sono utilizzati in questo caso per fornire un'assistenza efficace. Assicuratevi che queste disposizioni e procure non siano solo in un testamento. Se le disposizioni sono date solo in tale documento, saranno note solo quando il testamento verrà aperto, spesso troppo tardi per attuare le necessarie misure di sopravvivenza per l'impresa. Si raccomanda di chiedere consiglio a un avvocato o a un notaio.

• Potete decidere chi assumerà la gestione fino a quando sarete di nuovo "a bordo" o un successore è stato formato.

• Siccome con la procura vengono applicate una serie di disposizioni legali, dovreste chiedere consiglio a un avvocato.

• Se una procura non è (attualmente) disponibile, è necessario specificare una procura generale o una procura commerciale nel manuale di emergenza o in un altro luogo sicuro.

• Le precauzioni devono essere prese anche nella sfera privata. La capacità di agire della famiglia viene così assicurata.

La crisi pandemica ha portato a cambiamenti economici in tutto il mondo. Per molte aziende questo ha significato un calo dei consumi, problemi di consegna e lavoro a tempo ridotto. Certamente ci sono alcuni vincitori nella crisi, ma soprattutto per le aziende familiari si prospettano tempi difficili.

Oltre al turismo, alla ristorazione e al settore culturale, anche le industrie dipendenti dall'esportazione, i fornitori e  rivenditori di automobili soffrono la situazione in modo particolare.

Le tipiche imprese familiari di medie dimensioni spesso devono cambiare completamente il loro modello di business o addirittura falliscono prima di riuscire a prendere delle decisioni essenziali per la sopravvivenza.

Questa grande crisi può essere anche un'opportunità? Dato che le condizioni generali sono cambiate per molti, ora è necessario ripensare modelli di business, visioni e strategie.

Una pandemia è stata raramente inclusa tra i "normali" rischi aziendali. Anche le situazioni di crisi più ordinarie sono spesso messe da parte nel business quotidiano. Ma la situazione attuale può anche dare modo di prendere in mano alcuni compiti imprenditoriali che possono finalmente essere affrontati. Compiti, quali la pianificazione delle emergenze, che di solito vengono trascurati.

Vista la situazione attuale, la questione dei piani di emergenza diventa sempre più urgente. D i prassi, il piano deve essere attuato quando in un'impresa familiare non tutto va secondo i piani. Purtroppo, spesso la direzione si preoccupa troppo tardi di possibili incidenti o gravi malattie.

 La situazione diventa molto precaria quando l'imprenditore muore. Intere linee di produzione possono fermarsi, essere ritardate, o importanti pagamenti possono essere impediti.

Da dove può arrivare il salvagente prima che l'impresa familiare affondi in una tempesta inaspettata? Tutto è determinato da una pianificazione dei rischi e dalla reazione alle emergenze.

Da un punto di vista umano, è comprensibile non voler pensare a gravi situazioni di emergenza. Da un punto di vista imprenditoriale, questo atteggiamento è irresponsabile, soprattutto se l'azienda è stata costruita con molta passione, e soprattutto considerando le persone che la compongono.

Questa panoramica sintetica e orientata alla pratica ha lo scopo di facilitare l'indispensabile preparazione per un'emergenza aziendale. L'attuale situazione pandemica è solo una spinta, perché un'emergenza può colpire chiunque in qualsiasi situazione. In questo senso, le raccomandazioni hanno una validità generale.

• La crisi da corona virus ha portato a cambiamenti economici in tutto il mondo. Per molte aziende, questo significa un calo dei consumi, problemi di consegna e lavoro a tempo ridotto.

• Una pandemia è stata raramente inclusa tra i "normali" rischi aziendali.

• L'attuale situazione pandemica è solo uno dei tanti possibili motivi di emergenza, perché l'emergenza può colpire chiunque in qualsiasi situazione.

Il 13 dicembre 1920, la società Haribo è stata iscritta nel registro commerciale di Bonn dal fondatore della società Johann "Hans" Riegel. Il nome della società è un acronimo e deriva dalle prime due lettere del suo nome e cognome e le prime due lettere della località (Hans Riegel Bonn). Secondo le informazioni sull' azienda, il capitale iniziale era un sacco di zucchero, un bollitore di rame, una lastra di marmo, uno sgabello, un focolare di mattoni e un rullo. Due anni dopo la fondazione dell'azienda, Hans Riegel inventò il precursore dell'Orso d'Oro, allora chiamato "Tanzbär" ("orso ballerino"). Tuttavia, questo non era solo più grande degli odierni orsetti gommosi, ma anche più morbido, poiché nella sua produzione veniva utilizzata la gomma arabica invece della gelatina che è comune oggi.

Dopo la morte prematura di Johann Riegel nel marzo 1945, l'azienda fu inizialmente gestita da sua moglie. I suoi figli, Hans e Paul, assunsero la direzione una volta tornati dalla prigionia di guerra nel 1946. Hans Riegel junior rappresentava l'azienda all'esterno, mentre Paul Riegel era responsabile della ricerca e dello sviluppo dei prodotti e non appariva quasi mai in pubblico.

Nell'ottobre 2003, Hans Riegel junior annunciò che uno dei suoi nipoti, Hans-Jürgen Riegel (*1956), sarebbe stato il suo successore. Hans-Jürgen Riegel gestì l'azienda in Francia fino al 2005, quando litigò con suo zio e lasciò l'azienda. Il co-proprietario Paul Riegel morì inaspettatamente nella notte del 3 agosto 2009.

Dopo la rottura dei rapporti con suo nipote, Hans Riegel decise di lasciare aperta la questione della successione. Questo portò ad un conflitto delle linee della famiglia Haribo, poiché i suoi figli proseguirono una denuncia alla Camera dell'Industria e del Commercio iniziata nell'estate 2008 da Paul Riegel per chiarire questioni giuridicamente complesse. Una soluzione globale amichevole è stata finalmente elaborata e presentata nel 2010.

La Haribo-Holding GmbH & Co. KG è stata fondata di recente. La Paul Riegel Familienholding e la Hans Riegel Holding, che è stata fondata per questo scopo, detengono ciascuna la metà delle azioni.

Hans-Guido (* 1966), figlio di Paul Riegel, divenne amministratore delegato per la produzione e la tecnologia come suo padre insieme a suo zio Hans, che continuò ad occuparsi del marketing e delle vendite. Hans-Arndt (* 1968), figlio di Paul dal secondo matrimonio, assunse la presidenza di un nuovo consiglio di sorveglianza di quattro membri. Ad Andreas Nickenig (* 1968), un dipendente di lunga data che era considerato il "figlio adottivo" di Hans Riegel e allo stesso tempo andava d'accordo con i figli coetanei di Paul, fu dato un ruolo di rilievo nella gestione del business estero.

A causa di problemi di successione in passato, nel 1987 fu poi fondata la Fondazione Hans Riegel, guidata da Reinhard Schneider, firmatario autorizzato di Hans Riegel e dipendente di lunga data. Così, dopo l'improvvisa morte di Hans Riegel il 15 ottobre 2013, la continuazione dell'azienda ha potuto essere assicurata e il successo dell'azienda è stato garantito.

Fare il proprio Manuale. Prenditi il tuo tempo.

Il manuale di emergenza dovrebbe essere una linea guida, un orientamento e uno strumento allo stesso tempo, e dovrebbe consentire di mettere in pratica le regole più importanti.

Potete scaricare il modello qui.

Ricorda (adesso sai):

01 cos’è un manuale di emergenza

02 la struttura di un manuale di emergenza

03 creare il tuo manuale di emergenza

04 usare il manuale di emergenza

Continua così!